Tema 7. Sistemas informáticos y memoria institucional en el gobierno.

7.2 Protección de información clasificada.

La ordenación de archivos también es importante para la conservación y protección de la información reservada y confidencial, pues se convierte en un instrumento fundamental para evitar que los expedientes y documentos se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente.

Para cumplir con este propósito, el Artículo 17 de la LFTAIPG y el Artículo 30 de su Reglamento establecen que las dependencias y entidades deberán elaborar semestralmente y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados, que tendría una naturaleza pública y que todos los expedientes y documentos clasificados como reservados, deberán llevar una leyenda que indique su carácter de reservado, la fecha de la clasificación, su fundamento legal, el periodo de reserva y la rúbrica del titular de la unidad administrativa.

Para la publicación de los índices de información reservada el IFAI elaboró un sistema que permite a las dependencias y entidades publicar y actualizar sus índices de expedientes reservados. Las Unidades de Enlace son las responsables de administrar la base de datos y habilitar (si así lo desea) a los titulares de las Unidades Administrativas para registrar los expedientes reservados que tengan en su poder. Una vez que las Unidades Administrativas capturaron la información, el Comité de Información de la dependencia o entidad es responsable de aprobar los contenidos del índice y notificar al IFAI para su publicación.

La base de datos que contenga los índices de información reservada de las dependencias y entidades será pública y permitirá a cualquier persona conocer qué tipo de información reservada se encuentra en las dependencias y entidades, qué unidad administrativa posee la información reservada, cuál es el periodo de reserva y su fundamento.

Se espera que en el mediano plazo la publicación de los índices de información reservada constituya un instrumento efectivo de consulta que permita la supervisión ciudadana en el manejo de información que el gobierno genera.