Tema 7. Sistemas informáticos y memoria institucional en el gobierno.

7.1 Organización de archivos.

Uno de los objetivos de la LFTAIPG es mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos administrados por el Gobierno Federal. Para que el ejercicio del derecho de acceso a la información sea efectivo es indispensable que los documentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes, de tal manera que permitan su localización expedita, así como su disponibilidad e integridad. Además, la correcta organización archivística contribuirá a sentar las bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Pública Federal, por lo que es importante prever la aplicación de tecnologías de información en el manejo documental.

Teniendo esto en cuenta, el 20 de febrero de 2004 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación los "Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal", elaborados por el IFAI y el Archivo General de la Nación.

Estos lineamientos obligan a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal a tener un área coordinadora de archivos que tendrá dentro de sus funciones más importantes: apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de conservación y organización de archivos; elaborar los procedimientos archivísticos de la dependencia o entidad, elaborar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición gubernamental y el inventario general de la dependencia y coordinar con el área de tecnologías de información y comunicación de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

Con relación a los documentos electrónicos, las dependencias y entidades tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivos que aseguren la identidad e integridad de su información. Además aplicarán las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soporte, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales.