Unidad 2: El proceso administrativo de Acción Consultores

INTRODUCCIÓN

El proceso administrativo que acción consultores ha desarrollado para la producción de un bien o servicio, es un modelo que comprende las siguientes etapas: Dirección, planeación, adquisición de infraestructura, producción y comercialización.

Su diseño tiene como objetivo guiar al administrador paso a paso para satisfacer una o varias necesidades tales como:

• fabricar pasteles en casa y venderlos con éxito,
• planear un viaje de estudios,
• definición de productos a fabricar en un taller de maquinado y generar utilidades,
• La expansión de una empresa de acero,
• mejorar el transporte urbano.

El modelo a aplicar, siempre será el mismo aunque variará:

1. El tipo de ejecutor: una ama de casa, un estudiante, un propietario de un taller, un ejecutivo, un empleado público.

2. La organización: un hogar, una universidad, un taller, una empresa industrial, el gobierno del estado y

3. El tipo de conocimientos y recursos que son necesarios aplicar para tener éxito.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

Para explicar la operación del modelo se presentan tres apartados que constituyen diferentes facetas del mismo:

A) La primera parte describe las funciones que abarca cada etapa a través del análisis del esquema conceptual sobre el proceso administrativo.

B) La segunda hace un corte transversal a cada etapa y nos muestra la vinculación y relación entre:la dirección, la planeación, la adquisición de la infraestructura, la producción y la comercialización con el manejo en todas y cada una de ellas de objetivos, estrategias, planes, recursos y operaciones de producción y comercialización. Es decir se pretende explícitar la presencia de todos los elementos en todas las etapas. Para mayor ejemplificación ver figura.

Relación de: Etapas con Elementos y operaciones

Dirección		Objetivos
Planeación y control		Estrategias y planes
Adquisición de la infraestructura		Recursos
Producción		Operaciones de producción
Comercialización		Operaciones de comercialización

C) La tercera parte incluye de manera génerica la conjunción y la síntesis de las dos etapas anteriores, definiendo secuencia de actividades. Para mayor ejemplificación, ver figura.

EXPLICACIÓN

 

FACETA A: LAS FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

 

FACETA B: CONTENIDO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO…vinculación y relación entre: la dirección, la planeación, la adquisición de la infraestructura, la producción y la comercialización con el manejo en todas y cada una de ellas de objetivos, estrategias, planes, recursos y operaciones de producción y comercialización.

1. ETAPAS Y SUS PRODUCTOS

Las etapas del proceso administrativo no son independientes, están ligadas entre sí y el producto que se obtiene de cada una marca y delimita la actividad de la etapa posterior. El diagrama siguiente muestra las etapas, sus productos y su secuencia:

Inicialmente la Dirección parte de una visión como guía para definir la misión de toda la empresa. La visión es una lejana meta, un estado deseado en un futuro que la Dirección toma como punto de partida para desarrollar una misión. Posteriormente se obtiene un plan, recursos, un producto y un satisfactor que llena una o varias necesidades, generalmente las de la empresa y del entorno.

El dar asistencia a menesterosos llena la necesidad de atención a éstas personas al mismo tiempo que llena las metas de una organización de beneficencia. La Dirección puede partir también de una Meta específica, totalmente definida en cantidad y con una fecha para realizarse. La visión podría ser el punto de arranque para llevar a cabo una empresa por ejemplo: Poner un hombre en Marte en los próximos 20 años. La meta de vender 10,000 autos en el mes de Marzo del año 2000 también puede ser un punto de arranque para la dirección.

ETAPAS	DIRECCIÓN	PLANEACIÓN Y CONTROL	ADQUISICIÓN DE INFRAESTRUCTURA	PRODUCCIÓN	COMERZIALIZACIÓN
CONCEPTOS CONTENIDOS EN CADA ETAPA
Lo que recibe de otras etapas	La visión La meta	La misión y su estrategia	El plan, la tecnología y los recursos a utilizar. Metas, tácticas, asignación y secuencia de tareaS.	Tecnología Infraestructura (recursos) Metas Tácticas Asignación de tareas	Tecnología Infraestructura y productos Metas Tácticas Asignación de tareas
Su objetivo	La misión general de la empresa Misiones específicas	El plan para lograr la misión, la tecnología y recursos a utilizar. Metas, tácticas, asignación y secuencia de tareas.	La definción, evaluación, adquisición y operación de la infraestructura material, humana, financiera y organizacional. Su mantenimiento y mejora continua	Las metas de producción: Calidad, costo, seguridad productividad, ecología, Inventarios	Las metas de comercialización: Ventas, participación del mercado, utilidad.
Sus estrategias sobre: Su objetivo Sus recursos (Infraestructura) Sus operaciones productivas Sus operaciones para obtener la aceptación de su producto (Comercialización)	Estrategia para el desarrollo de la misión Estilo directivo Eficiencia o eficacia Teoría X, Y o Z	Estrategia para el desarrollo del plan Estrategias de la tecnología: Grado de automatización Tecnología a utilizar Desarrollar o adquirir	Estrategias para la adquisición de los recursos Contratar o capacitar Desarrollar o comprar. Invertir o conseguir financiamiento	Estrategias del proceso productivo Adaptación del producto al proceso productivo De la ubicación De la capacidad	Estrategias de la Comercialización De diseño del producto De empaque y marca
Sus planes para alcanzar sus objetivos	El modelo de la misión y de la estrategia	El modelo de planeación y control	Los modelos de evaluación, de la organización, financiamiento, de construcción. Sistemas de compras, de contratación.	El modelo del sistema productivo, y de control de producción	El modelo de comercialización, el marketing mix
Los recursos que necesita definir, evaluar, adquirir, operar, y mantener y mejorar continuamente: Materiales Humanos Financieros Organizacionales	La organización de la Dirección Políticas y normas Criterios para tomar decisiones Cultura organizacional Habilidades para dirigir Personal Sistemas y modelos	La organización de Planeación La tecnología Sistemas Modelos	La organización de: Finanzas, adquisiciones y recursos humanos. Costos, presupuestos finanzas, compras, reclutamiento, selección, contratación, capacitación Personal,Sistemas y modelos	La organización de producción El equipo e insumos El mantenimiento y la mejora continua mediante Ing. Industrial Control de calidad, Seguridad, Ecología. Personal Sistemas y modelos	La organización comercial Almacenes, tiendas, equipo de transporte, centros de servicio Políticas y procedimientos de comercialización Plan de mercadotecnia La fuerza de ventas Sistemas y modelos
Las operaciones que efectúa para obtener su objetivo	Las del modelo de la misión Las del modelo de la estrategia	Las del modelo de planeación Las del modelo de control	Las de financiamiento Compras, Outsourcing, Contratación de personal Las del modelo de construcción de la planta, Las de elaboración de sistemas	Las del modelo del sistema productivo Las del modelo de control de producción Las de los Modelos para evaluar la ubicación, la capacidad.	Las del modelo de comercialización Las del marketing mix
Las operaciones que efectúa para la aceptación de su producto en la empresa	Difusión y participación en el desarrollo de la misión y su estrategia	Difusión y participación en el desarrollo de los planes	Difusión y participación en el desarrollo de la infraestructura	Difusión y reconocimiento de las metas logradas.	Difusión y reconocimiento de las metas logradas

2. SUS ESTRATEGIAS

Cada etapa del proceso administrativo tiene sus estrategias para

Sus estrategias sobre: Su objetivo Sus recursos (Infraestructura) Sus operaciones productivas Sus operaciones para obtener la aceptación de su producto (Comercialización)

Estrategia para el desarrollo de la misión Estilo directivo Eficiencia o eficacia Teoría X, Y o Z

Estrategia para el desarrollo del plan Estrategias de la tecnología: Grado de automatización Tecnología a utilizar Desarrollar o adquirir

Estrategias para la adquisición de los recursos Contratar o capacitar Desarrollar o comprar. Invertir o conseguir financiamiento

Estrategias del proceso productivo Adaptación del producto al proceso productivo De la ubicación De la capacidad

Estrategias de la Comercialización De diseño del producto De empaque y marca

a) Estrategias para definir su producto

Etapa	Ejemplos de estrategias sobre su producto
Dirección	La orientación de sus decisiones: Hacia la teoría X, Y o Z
Planeación	La tecnología a utilizar, el grado de automatización
Infraestructura	Políticas de: Adquisición, contratación de personal, organización, manejo del dinero
Producción	Orientación hacia un bajo costo, hacia la calidad o hacia la productividad
Comercialización	Ventas a plazos o de contado, ventas por catálogo, ventas por teléfono, ventas bajo pedido, ventas por Internet.

b) Estrategias para desarrollar sus planes

Etapa	Ejemplos de estrategias sobre su producto
Dirección	Detallados o gruesos, período de cobertura, período de revisión
Planeación	Modelo de planeación a utilizar
Infraestructura	Contratar o capacitar, invertir o financiamiento, construir o alquilar
Producción	Ubicación de la planta cerca de las materias primas o de los mercados, Inventarios en proceso altos o bajos.
Comercialización	Desarrollados por la empresa o con ayuda de un consultor

c) Estrategias para definir su infraestructura interna

Etapa	Ejemplos de estrategias sobre su producto
Dirección	Localización física de la Dirección
Planeación	Niveles en el organigrama
Infraestructura	¿Asociaciones de compras?, ¿Compras por internet?
Producción	Volumen de inventarios en proceso
Comercialización	Ubicación de los puntos de venta, Ubicación de almacenes

d) Estrategias para ejecutar las operaciones de producción

Etapa	Ejemplos de estrategias sobre su producto
Dirección	Enfasis en el personal y su motivación
Planeación	Usar tecnología de punta
Infraestructura	Enfasis en la capacitación
Producción	Cero defectos en la producción
Comercialización	Enfasis en la rapidez del servicio

e) Estrategias para ejecutar las operaciones para la aceptación de su producto

Etapa	Ejemplos de estrategias sobre su producto
Dirección	Buzón de sugerencias a la dirección
Planeación	Juntas de información de resultados
Infraestructura	Boletín informativo de logros y metas
Producción	Documento de metas y su avance semanal
Comercialización	Sistema computarizado de las ventas diarias

3. PLANES PARA ALCANZAR SU OBJETIVO

Cada etapa desarrolla sus planes para alcanzar sus objetivos basándose en las estrategias previamente definidas. Su plan incluye metas, tecnología a utilizar, la secuencia y asignación de las tareas para su organización interna , y la asignación de recursos de que dispone. El plan es un modelo de las actividades a desarrollar y las metas que se tratan de conseguir. Los modelos que utiliza cada etapa , son entre otros:

Sus planes para alcanzar sus objetivos

El modelo de la misión y de la estrategia

El modelo de planeación y control

Los modelos de evaluación, de la organización, financiamiento, de construcción. Sistemas de compras, de contratación.

El modelo del sistema productivo, y de control de producción

El modelo de comercialización, el marketing mix

 

Etapa	Ejemplos de estrategias sobre su producto
Dirección	De la misión, de la estrategia, del entorno, de la cultura organizacional, de la organización de la empresa.
Planeación	De planeación, de control, de la tecnología
Infraestructura	De evaluación financiera, de adquisiciones, de administración de la construcción, de contratación
Producción	Del sistema productivo, de control de producción
Comercialización	De comercialización, del marketing mix

4. RECURSOS QUE NECESITA CADA ETAPA: MATERIALES, HUMANOS, FINANCIEROS Y ORGANIZACIONALES

Los recursos que necesita definir, evaluar, adquirir, operar, y mantener y mejorar continuamente: Materiales Humanos Financieros Organizacionales

La organización de la Dirección Políticas y normas Criterios para tomar decisiones Cultura organizacional Habilidades para dirigir Personal Sistemas y modelos

La organización de Planeación La tecnología Sistemas Modelos

La organización de: Finanzas, adquisiciones y recursos humanos. Costos, presupuestos finanzas, compras, reclutamiento, selección, contratación, capacitación Personal,Sistemas y modelos

La organización de producción El equipo e insumos El mantenimiento y la mejora continua mediante Ing. Industrial Control de calidad, Seguridad, Ecología. Personal Sistemas y modelos

La organización comercial Almacenes, tiendas, equipo de transporte, centros de servicio Políticas y procedimientos de comercialización Plan de mercadotecnia La fuerza de ventas Sistemas y modelos

 

Etapa	Ejemplos de estrategias sobre su producto
	Materiales	Organizacionales	Humanos	Financieros
Dirección	Mobiliario	Informes de operaciones	Ayudantes	Presupuesto de gastos
Planeación	Equipo de cómputo	Información tecnológica	Técnicos	Presupuesto de gastos
Infraestructura	Almacén de compras	Sistema de compras	Personal	Presupuesto de compras
Producción	Equipo	Sistemas de producción	Personal	Presupuesto para nómina
Comercialización	Tiendas	Políticas de créditos	Vendedores	Presupuesto para nómina

5. OPERACIONES QUE EJECUTA PARA ALCANZAR SU OBJETIVO

Todas las etapas ejecutan operaciones de producción para alcanzar su objetivo, éstas operaciones son las especificadas en los diferentes modelos que utilizan como guía. Las operaciones de producción de la Dirección y de la Planeación son intelectuales y las de infraestructura, producción y comercialización son mayormente físicas.

Las operaciones que efectúa para obtener su objetivo

Las del modelo de la misión Las del modelo de la estrategia

Las del modelo de planeación Las del modelo de control

Las de financiamiento Compras, Outsourcing, Contratación de personal Las del modelo de construcción de la planta, Las de elaboración de sistemas

Las del modelo del sistema productivo Las del modelo de control de producción Las de los Modelos para evaluar la ubicación, la capacidad.

Las del modelo de comercialización Las del marketing mix

6. OPERACIONES QUE EJECUTA PARA LA ACEPTACIÓN DE SU OBJETIVO LOGRADO O PRODUCTO EN LA EMPRESA

Todas las etapas ejecutan operaciones tendientes a lograr la aceptación y el reconocimiento de sus objetivos logrados. Estas son siempre tendientes a comunicar, motivar y hacer participar a toda la organización en el logro de las metas, las que siempre son logradas con el apoyo de toda la empresa.

Las operaciones que efectúa para la aceptación de su producto en la empresa

Difusión y participación en el desarrollo de la misión y su estrategia

Difusión y participación en el desarrollo de los planes

Difusión y participación en el desarrollo de la infraestructura

Difusión y reconocimiento de las metas logradas.

Difusión y reconocimiento de las metas logradas

Como se puede observar cada etapa del proceso administrativo contiene a su vez todas las etapas de éste. Esto se debe a que el mismo modelo que se utiliza para llenar una necesidad, y que es el proceso administrativo, también se puede utilizar para llenar las necesidades específicas de cada etapa. Así por ejemplo: Para efectuar el proceso de dirección se requiere a la vez de dirección, planeación, infraestructura, producción y comercialización).

FACETA C: LA OPERACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO…. Incluye secuencia de actividades.

La operación del proceso administrativo comienza con la visión o sueño de un administrador para alcanzar un estado determinado, lograr un éxito comercial o financiero, producir un bien o prestar un servicio o simplemente desarrollar una actividad.

LA DIRECCION partiendo de la visión genera una misión y su estrategia sobre como lograrlo. Esta información se transmite a PLANEACION donde se desarrollan los planes: Metas, tácticas, tecnología a utilizar, recursos, tareas, responsables y la secuencia de las actividades. Para lograr esto cada etapa, desarrolla las estrategias específicas de su competencia, las cuales son combinadas, armonizadas y resueltas por PLANEACION. El plan en éste momento versará sobre la creación de la empresa : El giro, el producto o servicio, las metas , la manera de producir y de comercializar.

Una vez desarrollado el plan, éste debe ser evaluado y decidirse si es rentable y factible de llevarse a cabo. Si lo es, los planes son comunicados a toda la organización para que lleven a cabo las tareas que le fueron encomendadas.

Una vez aprobado el plan sigue la etapa de ADQUISICION DE LA INFRAESTRUCTURA donde se adquieren los recursos materiales, organizacionales, humanos y financieros que se necesitarán para llevar a cabo la misión. En esta etapa, los recursos se refieren a los necesarios para la creación de la empresa, tales como: Maquinaria, instalaciones, diseño de la organización , diseño de sistemas.

Una vez que la empresa tiene todos los recursos necesarios comienza la fase de la operación.

LA DIRECCION parte entonces no de la visión sino de las metas que se fijaron en planeación y se repite el proceso de fijar una misión pero ahora encaminada a cumplir las metas operativas de la organización.

La nueva misión de la empresa y su estrategia pasa a PLANEACION donde se desarrollan ahora los planes necesarios para el nuevo período, éstos se evalúan y pasan a la etapa de ADQUISICION DE LA INFRAESTRUCTURA. Se trata ahora de obtener los recursos necesarios para la operación de la organización, tales como la compra de materias primas, refacciones y contratación de personal de operación y vendedores. En ésta etapa se contemplan las operaciones de mantenimiento y de mejora continua a los recursos para que se mantengan en óptimas condiciones de operación.

Los recursos materiales abarcan el mantenimiento al equipo, los recursos organizacionales el mantenimiento a los sistemas, los recursos humanos la capacitación, y los financieros la renegociación de pasivos.

Estos recursos pasan a PRODUCCION donde se transforman los insumos y se genera el bien o servicio. Los productos pasan a la etapa de COMERCIALIZACION a través de la cual se hacen llegar a los consumidores y se efectúan las transacciones de compra -venta o sencillamente se presta el servicio como es el caso de una institución de beneficencia. Posteriormente una vez terminado un período determinado, la operación debe ser evaluada y las operaciones de CONTROL deben de llevarse a cabo para corregir desviaciones a los planes.

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