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Glosario
- Adaptación: El punto de partida para efectuar las adaptaciones pertinentes está constituido por la observación, análisis y valoración sistemáticos de la ejecución (seguimiento y evaluación). No se debe tener en cuenta únicamente lo previsto en el plan, sino también las condiciones relevantes del entorno.Asimismo, hay que identificar oportunamente los posibles efectos no previstos de la acción y ponderar sus consecuencias.
En principio, el proceso de gestión es similar para toda organización que se proponga ejecutar un proyecto.
- Ciclo de vida:"Ciclo de vida" de un proyecto desde que comienza a planificarse hasta que se completan las actividades, incluyendo las fases de identificación, concepción y ejecución. Un proyecto o programa, entendido como un proceso social.
- Desarrollo: Por desarrollo se entiende un proceso configurado que permite pasar de una situación presente percibida como no satisfactoria a una situación futura que se considera mejor. La experiencia muestra que ese proceso sólo puede tener éxito si las personas concernidas se responsabilizan de él y si, en la medida de lo posible, implementan los cambios por su propio esfuerzo. Por consiguiente, todo proceso planificado de desarrollo depende de las necesidades y posibilidades de acción de las personas afectadas.
- Elaborar el plan del proyecto: En el plan se definen los distintos elementos de un proyecto o programa. Contiene, en particular, información sobre los siguientes aspectos:
• ¿Qué se aspira a mejorar en la situación de vida de los grupos destinatarios? (objetivo de desarrollo)
• ¿Qué cambios se desean alcanzar en la manera de actuar de los grupos destinatarios? (objetivo del proyecto, efecto de la actuación del proyecto)
• ¿Qué hay que lograr para que ese efecto se produzca? (resultados)
• ¿Qué aportes hay que prestar para lograr esos resultados? (actividades)
• ¿Qué recursos (humanos, materiales, financieros, de tiempo) se necesitan para ejecutar las actividades? (cuantificación de insumosy costos)
• ¿Qué condiciones generales deben estar dadas para que se puedan lograr los resultados y los efectos? (supuestos)
• ¿Qué parámetros señalan la aparición de los efectos, resultados y supuestos? (indicadores).
La importancia atribuida al objetivo de un proyecto y, con ello, las razones que justifican la ejecución del mismo, se expresan en la información que indica:
• ¿Por qué se desea lograr el objetivo del proyecto? ¿A qué objetivo más amplio (estratégico, de política de desarrollo) contribuye el proyecto? (objetivo superior)
Las actividades, los resultados, el objetivo del proyecto, el objetivo de desarrollo y el objetivo superior, junto con los respectivos supuestos, describen la hipótesis de desarrollo de un proyecto.
Con ello, queda perfilada su lógica inherente. Para representar de forma sistemática los
elementos del plan e ilustrar la lógica que guardan entre sí, se ha desarrollado una matriz especial, la matriz de planificación del proyecto. - Fases: Las fases por las que pasa un proyecto a lo largo de su ciclo de vida están estructuradas orgánicamente. Cada fase sirve de base a la siguiente.
La definición del sistema de objetivos debe ser previa a la determinación de los resultados necesarios para el logro de esos objetivos.
Análogamente, es necesario haberse puesto de acuerdo sobre los aspectos fundamentales de la concepción del proyecto antes de adoptar la decisión de ejecución y proceder a suministrar los recursos necesarios.
En el esquema, el paso de una fase a otra o, según el caso, la conclusión de la fase respectiva, se expresa como sigue: "se ha identificado el sistema de objetivos" (fase de identificación); "se ha elaborado el plan del proyecto" (fase de concepción); "se ha alcanzado el objetivo del proyecto" (fases de ejecución).
Los diferentes pasos de planificación de un proyecto responden a esta lógica. - Funciones de gestión: Las funciones de gestión más importantes son: acordar objetivos, planificar, decidir, motivar, organizar, dirigir, controlar e informar.Tanto estas funciones como las tareas que se derivan de ellas tienen que ser tenidas en cuenta y asumidas una y otra vez durante todo el proceso.
- Grupos destinatarios: Por grupos destinatarios se entienden aquellos grupos sociales en cuyo ámbito
se procura lograr el cambio definido en el objetivo del proyecto o del programa. - Instrumentos directores de la ejecución del proyecto: La función de gestión en la fase de ejecución no se limita a llevar a la práctica el plan acordado. La responsabilidad de dirección incluye, además, la continua verificación y adaptación de lo planificado.
La GTZ ha desarrollado otros instrumentos y procedimientos formalizados que apoyan el cumplimiento de esas tareas de gestión. El método es el mismo en todos los casos, siendo posible aplicar esos elementos en todo el ciclo de un proyecto. La matriz de planificación del proyecto sirve de fundamento lógico. En base a esa estructura, se han introducido
los siguientes elementos:
• plan de operaciones;
• monitoreo y evaluación (M+E);
• informe sobre el avance del proyecto;
• control de avance del proyecto. - Matriz: La importancia atribuida al objetivo de un proyecto y, con ello, las razones que justifican la ejecución del mismo, se expresan en la información que indica:
• ¿Por qué se desea lograr el objetivo del proyecto? ¿A qué objetivo más amplio (estratégico, de política de desarrollo) contribuye el proyecto? (objetivo superior)
Las actividades, los resultados, el objetivo del proyecto, el objetivo de desarrollo y el objetivo superior, junto con los respectivos supuestos, describen la hipótesis de desarrollo de un proyecto. Con ello, queda perfilada su lógica inherente. Para representar de forma sistemática los elementos del plan e ilustrar la lógica que guardan entre sí, se ha desarrollado una matriz especial, la matriz de planificación del proyecto. - Participación: La participación está considerada hoy como un criterio esencial de calidad en la cooperación al desarrollo. Por participación se entiende la intervención activa de las personas, grupos sociales y organizaciones en los procesos de planificación y de toma de decisión que los afectan.
- Planificación: La planificación es, ante todo, un proceso de aclaración y de entendimiento entre personas que se proponen modificar conjuntamente una situación. En su transcurso se elaboran los elementos de un plan. Un plan es la intención de hacer cierta cosa, proyectada hacia el futuro. En él se prevén las contribuciones necesarias para lograr
un objetivo determinado. Sirve de orientación a todas las partes involucradas para coordinar sus acciones encaminadas al objetivo definido y posibilita un manejo racional de recursos en general escasos. Dada la imposibilidad de prever todos los factores, es importante que los plazos y el grado de detalle del plan sean realistas.
La inseguridad inherente a todo esfuerzo por anticipar un desarrollo no significa que la planificación sea superflua. Sin embargo, puede ocurrir que ante ciertos problemas y condiciones generales la planificación del procedimiento a seguir suponga una limitación
de las opciones de acción que resulte contraproducente. En esos casos, el consenso sobre los objetivos y sobre el marco de acción debería servir de marco de referencia para actuar de forma que permita alcanzar los objetivos.
En el plan se definen los distintos elementos de un proyecto o programa. Contiene, en particular, información sobre los siguientes aspectos:
• ¿Qué se aspira a mejorar en la situación de vida de los grupos destinatarios? (objetivo de desarrollo)
• ¿Qué cambios se desean alcanzar en la manera de actuar de los grupos destinatarios? (objetivo del proyecto, efecto de la actuación del proyecto)
• ¿Qué hay que lograr para que ese efecto se produzca? (resultados)
• ¿Qué aportes hay que prestar para lograr esos resultados? (actividades)
• ¿Qué recursos (humanos, materiales, financieros, de tiempo) se necesitan para ejecutar las actividades? (cuantificación de insumos y costos)
• ¿Qué condiciones generales deben estar dadas para que se puedan lograr los resultados y los efectos? (supuestos)
• ¿Qué parámetros señalan la aparición de los efectos, resultados y supuestos? (indicadores). - Plan del proyecto: La planificación es, ante todo, un proceso de aclaración y de entendimiento entre personas que se proponen modificar conjuntamente una situación. En su transcurso se elaboran los elementos de un plan. Un plan es la intención de hacer cierta cosa, proyectada hacia el futuro.
En él se prevén las contribuciones necesarias para lograr un objetivo determinado. Sirve de orientación a todas las partes involucradas para coordinar sus acciones encaminadas al objetivo definido y posibilita un manejo racional de recursos en general escasos. Dada la imposibilidad de prever todos los factores, es importante que los plazos y el grado de detalle del plan sean realistas.
La inseguridad inherente a todo esfuerzo por anticipar un desarrollo no significa que la planificación sea superflua. Sin embargo, puede ocurrir que ante ciertos problemas y condiciones generales la planificación del procedimiento a seguir suponga una limitación
de las opciones de acción que resulte contraproducente. En esos casos, el consenso sobre los objetivos y sobre el marco de acción debería servir de marco de referencia para actuar de forma que permita alcanzar los objetivos. - Proceso: El proceso en conjunto no se desarrolla de forma lineal, sino reanudando una y otra vez con fases anteriores de modo de abordar de nuevo o profundizar diferentes cuestiones de análisis, planificación y decisión gracias a la experiencia acumulada.
Es así como los objetivos no quedan definidos de una vez en la fase de identificación sino que, a medida que se ejecuta el proyecto, tendrán que ser verificados repetidamente y, de ser necesario, modificados. Lo mismo sucede con todo lo que se ha decidido en un momento dado, ya que habrá que verificarlo continuamente y modificarlo si resulta que (ya) no es adecuado o que hay que revisar la concertación al respecto.
En general se entiende que todo lo que se estipula en la planificación deberá ser factible y razonable en una situación dada y regir hasta que deba modificarse en virtud de los nuevos conocimientos adquiridos.